巩固拓展干部人事档案专项审核工作成果的思考及建议

文/湖南省人事考试院 姚丽娟

2014年10月，中共中央组织部在全国范围内分类、分级、分批部署开展了两次干部人事档案专项审核工作。2014年10月至2016年6月，重点对公务员和参公管理人员、国有企事业单位领导班子成员等的人事档案进行集中审核。2020年底，用一年半左右时间完成国有企事业单位其他相关人员的人事档案审核。干部人事档案专项审核工作的要求之严、涉及面之广、时间跨度之长，前所未有。同时，各地区各部门各单位持续发力，先后部署开展了专审工作“回头看”、集中整改与专项督查、审核整治深化行动等，全面推行任前审核制度，集中解决了人事档案存在的问题，档案审核也嵌入干部人事工作的多个环节，取得了显著成效。

专项审核工作目标任务如期完成，但因干部人事档案具有连续性、动态性等特点，且档案管理是一项长期、系统性的工作，专项审核难以做到一蹴而就，也无法保证一劳永逸，对有关方面仍然需要持续关注。巩固拓展专审工作成果，对于全面提升干部人事档案工作具有重要意义，也是为新时代组织人事工作奠定坚实基础。

（一）按干部人事档案的连续性、动态性等基本特性要求巩固拓展专审工作成果。一是从干部人事档案管理整体工作的角度来看，在日常开展考试录用、提拔任职、职称评聘、军转干部安置等工作时，会有新增的人事档案陆续进入专审范围，要按照相关工作要求进行审核，将专审工作常态化。二是从单卷干部人事档案的角度来看，档案材料具有时间上的连续性，每卷档案在完成专审之后，根据干部个人成长经历变化和组织人事工作需要，会不断形成新的档案材料，归档档案内容在不断增加充实中。从以上两个方面来看，专审工作成果需要巩固拓展，以继续确保人事档案的真实准确、完整规范。

（二）按干部人事档案的重要性要求巩固拓展专审工作成果。2018年11月起施行的《干部人事档案工作条例》提出，干部人事档案是党的重要执政资源，属于党和国家所有。人事档案记录着干部的基本信息、成长经历、业务能力、工作实绩和现实表现情况，在服务组织人事部门精准科学识人、选人、用人和从严管理干部工作中发挥着重要作用。因此，档案质量和管理水平的高低，直接影响党和国家补充力量、选拔人才、任用干部、从严治吏的工作质量。近年来，官方通报和媒体报道的档案造假问题令人瞠目结舌、触目惊心，严重损害了人事档案的严肃性、真实性和权威性，使党和政府的选人用人公信力受损，在社会上造成了不良影响。历经几年的专审工作，干部人事档案工作取得了明显成效，但仍有一些关键点和薄弱环节需要补齐短板。各组织人事部门需肩负起责任，继续巩固拓展专项工作成果，从严从实抓好档案管理，不断推动干部人事档案工作高质量发展，为党和国家选人用人提供坚实保障。

（三）专审认定受到主客观因素的影响，部分问题需要继续整改完善。在专审工作中，审核人发挥的作用最为关键，初审人、复审人通过审核干部人事档案材料，给出认定意见，因此，认定结果难免会受到主客观因素的影响：一是审核人的政策水平高低、专业素养好坏，直接影响着专审工作的质量，少数审核人存在对部分政策把握不准、对机构历史沿革不清楚、工作态度不严谨等问题，导致认定结果不精准。二是在专审前，干部档案材料不齐全、不规范等问题。另外，部分干部档案在未完成材料补缺的情况下，依据现有的或不规范的档案材料进行认定，导致认定结果有偏差。三是因为社会历练和审核经验的限制，部分审核人在专审工作过程中会忽视个别问题，比如2020年山东省通报的冒名顶替上学、伪造档案事件，在以往的档案审核中，审核人可能对此类问题有所忽视。因此，干部人事档案专审工作需要审核人时常“回头看”，核查认定结果的准确性和精准度，如果发现问题，继续整改完善，推动干部人事档案工作迈上新台阶。

干部人事档案工作千头万绪，抓住重点才能事半功倍。通过梳理档案的建立、保管、利用等各环节工作流程，结合近年来在审核工作中发现的问题，在总结经验的基础上，建议采取以下措施来巩固拓展专审工作成果。

（一）以夯实日常基础工作为前提，巩固拓展专项审核工作成果。目前，干部人事档案专项审核工作还需要进一步夯实基础：一是要着力提高各管档单位的重视程度，全面贯彻落实《干部人事档案工作条例》，深刻把握人事档案工作的政治属性，进一步提高政治站位，切实把档案工作放在重要位置，重视档案审核结果的运用，在单位内部营造良好氛围，避免出现人事档案“说起来重要，忙起来忘掉”或“不考察不查档、不提拔不用档”等现象。二是着力提升档案室的硬件基础设施建设水平，在人力、物力和财力资源上给予有力保障，按规定比例配备人员，按照“三室分离”、库房“八防”要求来完善基础建设，更新办公设备，提升档案保管条件，做好档案室的职业病危害因素的监测工作。三是着力抓好日常管理工作，注重档案材料收集，主动催缴、逐份鉴别审核归档材料，把好入口关，严格查借阅审批和转递手续，让档案存得踏实、用得放心、经得起历史检验。四是着力解决任前审核、巡视巡察、选人用人专项检查等工作中发现的问题，及时清理核查，将反馈问题整改到位，提升干部人事档案的完整性和规范性。

（二）以构建长效机制为关键，巩固拓展专项审核工作成果。目前，干部人事档案的案卷质量显著提升、管理水平明显提高、制度建设有力加强，但仍存在“老问题”重现的可能性。档案审核已成为一项日常化、精准化工作，长效机制的构建是巩固拓展专项审核工作成果的关键。

1.健全专项审核及认定结果回查机制。对新纳入专审范围内的干部档案，组织人事部门要继续严格实施专项审核制度，突出重点严审“三龄两历一身份”，将发现的问题处理到位，准确认定干部信息。组织人事部门要继续严格落实任前审核制度，对拟提拔晋升干部、交流任职干部、军转干部和新考录人员等的人事档案，坚持“凡提必审、凡进必审”，干部管理权限发生变化的“凡转必审”，从源头上把关、在关键处把关，从而防止干部“带病提拔”“带病上岗”；
对已专审过的档案，要“一把尺子量到底”，全面排查是否存在专项审核不到位、信息认定有偏差、执行政策不严格、存疑问题未处理到位等问题，确保专审认定结果经得起历史的检验。

2.健全内部质量控制和外部协作机制。完善内部管理体系，一是健全档案材料收集归档制度，着重解决档案材料收集不及时、不完整等难点问题。二是修订完善档案整理、保管、利用、转递、保密等日常管理制度，明确工作流程和分工职责，划出“红线”和“禁区”，使干部人事档案“建、管、用”各环节全流程都有章可循、有规可依，有效解决档案管理不规范、安全风险等问题。在外部，健全部门协作机制，组织人事部门加强与公安、教育、人社、纪检监察等相关部门和军队的协调联系，各部门协同制定相关政策、完善调查核实程序，在解决突出问题、查找认定依据和认定结果运用等方面形成合力。

3.健全风险防控和监督问责机制。各组织人事部门要贯彻落实中央全面从严治党精神，充分借鉴专项审核工作的经验做法，全流程全链条梳理形成风险点清单及防控处理办法，构建系统完备的从严管档用档的制度体系和工作体系，督促相关部门和人员切实担负起责任。建立完善的常态化监督、追责问责机制，纪委监委、巡视组等会同组织人事部门开展专项检查、强化日常督查，对不如实填报个人档案资料、篡改或伪造个人档案资料、档案管理和审核工作中履职不到位、授意或参与档案造假等行为，要根据《中国共产党纪律处分条例》和《干部人事档案造假处理办法》严格问责、严肃处理，让档案造假者付出沉重代价，完全斩断档案造假“链条”，形成“不想、不愿、不敢、不能”造假的长效机制。

（三）以抓好“关键人”为重点，巩固拓展专项审核工作成果。从干部人事档案材料的形成及归档，档案建立、保管和流转等各环节来看，主要涉及干部本人、档案材料形成部门经办人、档案管理人员、档案审核人等关键人员。各管档单位要重点抓好对上述人员的管理，从根源上解决问题，有效巩固拓展专审工作成果。

1.提高干部本人对人事档案的重视程度。各管档单位越来越重视干部人事档案工作，但仍有部分干部的档案意识薄弱，随意填写需归档材料的信息、不配合档案补缺工作、将应归档的材料自行保管等，档案管理出现了不协调现象。这一方面反映出人事档案工作的宣传力度还不够，同时反映出干部本人对人事档案重要性的认识还存在偏差，影响了材料的及时收集，也难以从源头上确保档案内容的准确、规范、齐全。各地各单位要把人事档案作为衡量干部的基本诚信的重要方面，通过档案政策宣传、知识竞赛、警示教育等方式，引导干部学习人事档案相关制度，了解档案材料的收集范围、归档要求，不断提高干部对人事档案的重视程度，从行动上维护人事档案的权威性，支持和配合档案工作。

2.加强对材料形成部门经办人的指导和督促。除组织人事部门之外，专业技术职务（职称）类、教育培训类、表彰奖励类等归档材料的制作，还涉及多个部门，具有分散性的特点。同时，档案内容又处在不断累加的动态过程中，这就使得各部门对材料形成的规范化管理程度，均会对干部人事档案的及时性、完整性、真实性、准确性产生影响。但是，某些材料形成部门经办人工作程序不规范、档案业务知识匮乏，导致信息填写不规范、手续不完备、信息记载不一致等问题，影响了人事档案的整体质量。因此，各地各单位要加强指导，凝聚材料形成部门经办人从严管档的思想共识，共同做好干部人事档案内容建设；
建立日常督促检查制度，明确填报、审核职责并规定移交时限；
经办人应当按照要求制发材料，如实填写、认真核对有关信息，确保归档材料真实准确、规范完整，从源头夯实档案质量提升的基础。

3.提升档案管理人员、审核人的业务能力。干部人事档案管理是一项政策性、专业性强的工作，档案管理人员、审核人不仅需要有一定的人事工作经验和档案业务技能，同时要对各个历史阶段的学历学位、工资、干部选拔任用政策规定等有一定的知识储备，“三龄两历一身份”信息的认定政策规定需熟记于心。各管档单位要加强对档案专业人才和后继力量的培养，关心他们的思想动向和成长发展，提供业务培训和交流心得的机会，提升他们的工作积极性，确保队伍的稳定、保证档案工作的连续性。档案管理人员、审核人不仅要熟悉档案业务，也要熟悉干部工作，还要提高运用现代信息技术手段的能力，保持“身在档案室，埋头故纸堆，心里有责任，脑中有储备”的工作状态，严把干部人事档案“质量关”“准确关”“认定关”。

（四）以推进干部人事档案数字化转型为载体，巩固拓展专审工作成果。近年来，各级组织人事部门就推进干部人事档案数字化建设作出安排部署，加快人事档案工作由传统管理方式向信息化方式转变，积极开展数字化工作提高查档用档的工作效率，节约时间和体力。按照“整理—审核—补缺完善—复审—再整理—扫描”的工作流程，在启动档案数字化工作前，需要完整地对纸质原件进行清理和审核，补充完善档案内容，以确保档案材料的齐全、规范，促进案卷质量再次提升，巩固拓展专审工作成果。在数字化工作完成后，可以充分利用管理系统，优化功能，通过关键信息提取、统计分析、信息应用和共享、优化服务等途径，更好地为组织人事工作提供基础保障，为干部队伍管理、人力资源配置提供精准、全面、科学的信息参考。

（五）以加强社会监督为手段，巩固拓展专项审核工作成果。干部人事档案材料和信息，有的属于国家秘密、工作秘密，有的涉及商业秘密、个人隐私，因此，查借阅、复制和摘录档案内容都需要严格保密、严格控制知悉范围，未经批准不得公开，以维护党和国家的利益，保护公民个人隐私和权益不受侵犯。长期的内向型、封闭式的内部管理模式，虽然符合保密要求，但是同时也限制了社会公众的监督，因此，组织人事部门要严格执行干部任前公示制度。在任前公示时，除了涉及党和国家秘密、组织内部掌握的工作秘密、干部个人的隐私等需要保密的信息，其他如出生日期、学历学位、工作经历、党员身份等基本信息，应向社会公众公开，接受监督，如果出现信访举报，则必须启动调查核实程序，在未核准前一律暂缓考察并停止选任程序，最终形成结论性意见。通过社会公众监督程序，增加选任工作的透明度和政府的公信力，如果发现档案方面的问题要及时处理，进一步巩固拓展专项审核工作成果。

（六）以提供精准高效服务为目标，巩固拓展专项审核工作成果。人事档案是个人历史信息和现实信息的浓缩性记录，具有个人信息的静态和动态两个核心特征，属于应受法律保护的个人信息范畴。而干部人事档案作为人事档案中的一类，则具有多重属性，既具有个人信息记录和信用凭证的功能，是组织人事工作的重要基础，又是维护工资定级、养老待遇、财产公证等个人合法权益的重要依据，涉及干部的切身利益。但有些单位并未处理好“管控”与“利用”之间的关系，使得人事档案的资政作用没有得到充分发挥，凭证价值也没有完全体现。各管档部门要改变管理理念，站在“为党守档、为民服务”的高度，强化服务意识，突出服务职能，变被动管理为主动服务，为组织为干部提供全面准确、鲜活及时的档案信息利用服务。一是与组织人事工作精准配合，盘活档案信息资源，为选拔任用干部提供信息支撑。二是积极配合巡视巡察、纪检监察机关执纪办案等工作，发挥档案在管理监督干部方面的作用。三是在干部本人及其亲属办理有关个人合法利益保障的事项来查阅档案时，在严格执行有关管理规定的基础上，细致周到做好服务工作。通过提供精准高效服务，使人事档案价值得到充分发挥，提高档案利用效能，保障干部的个人合法权益，巩固拓展专项审核工作成果。

干部人事档案作为保存期限为永久的档案类型，其管理是一项长期、系统性的工作，也是一个动态的过程。在集中专审阶段，各地各单位在上级组织部门的指导下，干部人事档案工作已取得显著成效，今后的工作中，要继续以夯实日常基础工作为前提、以构建长效机制为关键、以抓好“关键人”为重点、以推进干部人事档案数字化转型为载体、以加强社会监督为手段、以提供精准高效服务为目标，开展专审工作成果巩固拓展工作。各管档部门要实施精细化管理，不断提升干部人事档案工作的科学化、制度化、规范化水平，促进干部人事工作高质量发展。

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