公共图书馆档案管理策略研究

唐敬国,张梦碧

(1.沂源县图书馆 山东淄博 256100;2.河南大学文学院 河南开封 475000)

公共图书馆是一个地区的文化信息资源中心,能够提供公共文化服务,发挥着满足人民群众文化需求的功能。图书馆档案是总结归纳图书馆工作相关情况的重要载体,档案管理情况直接体现着一个图书馆的综合管理水平,对工作开展、评估定级等有着十分重要的作用,更对图书馆的长远发展有着重要意义,公共图书馆应该重视和加强档案管理工作的开展。

当前公共图书馆的档案管理发展呈现出快速性和阶段性的特点,在中国知网中搜索主题“公共图书馆档案管理”,发现公共图书馆档案管理文献的发展与信息化、多媒体时代下公共图书馆的档案数字化有关,且国家层面对于公共图书馆档案工作的重视,使得档案管理的理论要不断向前。因此本文立足于工作实践,针对公共图书馆档案日常管理中存在的有关问题作出分析,并提出相应的解决对策和建议。

2.1 思想重视不够

公共图书馆主业为图书资料服务管理,大部分工作人员都在一线借阅、阅览等窗口直接服务读者。而档案管理工作,大部分是从事图书馆事务性管理的人员兼职承担,其他人一般在岁末年初工作需要时临时配合下。日常工作中并没有把档案管理作为一项长期性、经常性的工作贯彻落实,存在归档不及时、资料不完整等现象,档案管理设备和系统更新滞后。产生以上问题的主要原因在于公共图书馆对于档案工作的基础性、重要性的认识不够,对档案工作标准要求不高。

2.2 人员能力欠缺

公共图书馆图书资料专业技术人员虽然不少,但档案兼职人员大多没有受过专门档案教育或者培训,仅有其他从事档案管理工作人员简单指导,很多时候都是靠自己摸索着干。档案人员有的存在自我学习业务不够、职业道德水平不高、档案规定执行不严格等现象,这些都造成图书馆档案整体业务水平不高。因此,图书馆档案管理人员的专业技术素养培训亟待重要。

2.3 管理制度不健全

一些公共图书馆并没有结合自身实际建立健全档案管理制度,存在档案管理标准、收集流程等不明确现象,存在重视行政事务档案管理,忽视大量业务档案管理的现象。公共图书馆业务档案是指公共图书馆在基础业务工作、读者服务工作、研究辅导与协作协调工作、数字资源建设、图书馆管理工作等业务活动中形成具有保存价值的各种不同载体的原始文件材料[1],关系着公共图书馆的生存和发展。公共图书馆有着相对完善的图书资料管理制度,但当僵化的管理制度不能适应日常工作需要时,必然不利于公共图书馆整体业务的可持续发展。

2.4 档案利用不规范

公共图书馆兼职从事档案管理工作的人员事务性工作繁忙,有时无暇顾及档案查阅等档案具体业务,加之查阅利用档案人员绝大部分是图书馆内部人员,很多时候档案管理人员直接让查阅人自己查找和提取,相关的登记手续不完整,对档案的安全有隐患,现实中存在交接不善等原因意外丢失重要材料的情况。同时,相比其他图书资料频繁的借阅量来说,一些馆藏档案仅仅供内部使用而不对研究者开放,档案利用、开发程度也不够,没有发挥出应有的价值和实际作用。

2.5 档案电子化滞后

公共图书馆图书事业电子信息化管理快速发展,基本实现了图书微机联网管理、自动化扫描借阅等信息化管理,但是档案管理电子化在基层图书馆相对滞后。档案管理中大部分采取的仍是保存纸质文献的形式,建立电子档案的不多,对档案进行电子化处理的更少,管理手段同当前建设数字化社会的要求不适应,有时对公共图书馆的事业发展也容易造成不利影响。

2.6 档案部门文化形象落后

传统意义上,公共图书馆的档案管理多为幕后,即使兼职的档案管理人员一般也将工作重心放在图书馆的事务性管理工作中,而随着图书馆的信息化、智能化的发展,档案工作的透明度和可渗性较之以前有很大的改变,但是档案部门的建设并没有跟上时代的潮流,文化形象落后容易造成潜在的负面影响。

3.1 提高思想认识,增强人员技能

首先,图书馆馆长要提高对档案基础性工作的认识,把日常档案管理纳入到全馆工作、落实到每位馆员身上。其次,在经费设置上,公共图书馆应该在硬件方面做出专门的应对新媒体的档案管理与服务预算,如购买相关数字信息管理系统及配套的电子阅读设备,设置微博、微信公众平台等[2],持之以恒提高图书馆档案管理水平。

公共图书馆要重视从事档案工作人员发展,为从事档案管理工作的人员留出充足的时间,支持他们参加档案专业培训和继续教育。同时,档案工作人员要做到干一行爱一行,加强工作学习和研究,多组织研讨会,不能仅仅停留在收集和整理资料等一些简单的业务上,真正做到熟练掌握档案业务技能和工作要领。

3.2 完善管理制度

公共图书馆要依据档案管理有关规定,加强档案管理制度建设。成立由馆长牵头以及相关岗位人员参加的档案工作领导小组,建立一套切实可行、行之有效的档案管理体系,明确各馆室、各岗位人员档案资料管理职责,加强日常工作落实,统筹推进档案工作开展。

3.3 规范档案利用

公共图书馆作为公众了解知识、获取信息的信息资源中心,要建立合理规范的档案利用管理制度。档案人员要切实履行岗位职责,严格按照档案管理要求,规范进行档案调取、查阅、复印等,同时,不仅要做好档案的整理和收藏,也要注意档案资源的规范合理利用和开发,大力提高档案管理的科学化和规范化。

3.4 加强信息化建设

图书馆可以增加数字服务有关设施设备,运用好现代化信息管理技术和手段,将有关档案资源进行数字化处理,加快有关档案数据库等资源建设,创造条件方便存储、查阅和传播档案信息,打下档案资源社会共享的基础。公共图书馆的智能化转型离不开信息资源的建设,档案管理的智能化服务是今后公共图书馆努力的方向。县级公共图书馆的信息化建设可参照国内相关的优秀案例,探索适合本馆情的档案管理发展方式,以便更好地完善公共图书馆的档案管理智能化信息服务体系。

3.5 加强与档案馆合作

公共图书馆可以加强与档案馆的联系和合作,制定适合自身馆情的档案管理策略,

综上所述,档案管理工作作为公共图书馆的一项基础性的重要工作,要做到全体人员思想上重视,档案人员业务能力再提升,保证健全的档案管理制度,还要规范地利用好档案文献及信息资源,加强档案资源信息化建设,加深与档案馆的密切合作,对于工作中的有关问题要及时解决,使公共图书馆的各类型档案发挥最大效力,进一步助力公共图书馆事业发展。

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