纸质复制文件材料归档标记方法研究

■ 尹庆红

档案是历史的真实记录，归档的文件材料应该是原件，在档案界已经没有什么争议。那么，到底复制件能不能归档？如果复制件归档，该怎么对复制件进行处理？从我国现行的有关文件材料归档的法律法规看，都规定了归档的文件材料应该是原件，同时作出了因特殊原因，无法获取原件的，可以使用复印件或复制件归档的规定。这类复制件需要加盖档案证明章、复制单位或归档单位戳记等进行标识，但法规标准对具体的标识方法未作出具体明确的规定，具体的措施办法是需要我们研究解决。

所谓的复制件，不同的规范有不同的描述，不同的复制件有不同的制作方法，手抄（临摹）、印刷、照相、摄影、扫描、打印、静电复印、仿真复制等都是复制件制作的手段和方法。《美国联邦证据规则（2011）》提出复制件是“以原件的同一版本，从相同的模体、以照相的方式（包括放大和缩小），以机械或电子重录的方式，以化学复制的方式或以其他能精确再制原件的同等技术方式所制作的对应物。”《档案工作基本术语》（DA/T1- 2000）所述复制件是指“与原件（最初产生的区别于复制件的原始文件）内容相同的复“仿真复制采用临摹、印刷、摄影、复印、扫描、打印等技术和方法，将档案原件的文字、图像、外形、质地等信息再现到相同或相似的载体上，生成内容、形式、外观都与档案原件相似的制成品的过程。”以上可见，复制件归根到底都是原件的对应物，是原件的复制品。本文所指的复制件包括纸质文件的复印件、电子文件（含纸质档案数字化副本）的纸质打印件（其中一部分）、仿真复制件。

1.法律法规中有关复制件归档的规定。现行的法律法规对于复制件归档的问题，概括起来有三个方面。

1.1 归档文件材料必须是原件，没有“例外”。如《机关档案管理规定》《水利档案工作规定》《乡镇档案管理办法》规定“归档文件材料应当为原件。”《国家电子政务建设工程档案管理暂行办法》规定“电子政务项目实施机构归档的纸质文件应为原件或正本，且签章手续完备”。

1.2 既明确归档的文件材料应为原件，同时也有“例外”规定。如《国有企业文件材料归档办法》规定“归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。”《人民法院诉讼档案管理办法》规定“入卷诉讼文书材料应当保留原件，未能提供原件的可保存一份复制件，摘录、复制的材料应当注明来源、名称、日期，并写明经办人姓名，入卷备查。”《第二次全国地名普查档案管理办法》规定“归档的文件材料原则上应当为原件，如以复制件归档必须备注。”《污染源普查档案管理办法》规定“归档的文件材料应为原件，如归档复制件必须有相应的说明。”等等。

1.3 无法获取原件的规定。如《机关文件材料归档范围和保管期限规定》规定“机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。”《国有林场档案管理办法》规定“国有林场所有归档文件材料均应是原件，无法获取原件而只能用复印件或复制件归档的，应标明原件所在位置，并加盖档案证明章。”《科学技术研究档案管理规定》规定“参加单位在保存本单位承担任务所形成档案的同时，将副本或复制件送交牵头承担单位。”《国有企业资产与产权变动档案处置办法》规定“国有企业资产与产权变动各方如存在多方档案保存需求，经协商一致，相关方可以保存档案复制件。”《干部人事档案工作条例》规定“干部人事档案分为正本和副本。副本由正本主要材料的复制件构成。”《商标注册档案管理办法》规定“归档的商标注册文件材料一般应当为原件，确实无法获得原件的，可以是与原件核对无异的复印件，但是应当注明原因。”等等。

这些规定我们可以理解为：归档的文件材料应该是原件是必须不折不扣遵循的归档原则，同时，“例外”的情况是可以使用复制件归档的。在这里，“例外”情况有两种，第一种是原件只有一份而归档单位有若干个，除其中一个单位外，其他归档单位无法取得原件；
第二种是文件材料本身只有复制件（比如审批中的依据性材料，资质、身份等证明材料，所提供的文件材料一般都是复制件）。

2.实践中复制件归档的情况。笔者在检查本单位档案和基层调研中发现，无论是文书档案、科技档案、会计档案、人事档案，还是专业档案，除法规规定可以使用复制件归档的“例外”情况外，仍然存在许多复制件归档问题，黑白打印材料（黑头文件）归档的也不在少数。造成问题的主要原因：一是文件材料收集、归档制度不规范，文件材料管理人员、档案人员责任心不强，不按期开展年度归档，有的原件缺失，只能使用复制件归档，有的不加盖单位印章即归档，难于判定其是否是原件；
二是基层经费紧张，设施设备落后，只能以黑白打印文件归档，无鲜章，虽然直接由OA 系统或办公电脑打印，但形同复制件；
三是有的原件在承办部门（科室）或领导手中，而交来归档的是复印件，档案人员主观认为复制件与原件没有区别，怕麻烦，不去找原件，而将复印件归档。

前述法律法规规定了复制件归档的，应当加盖档案证明章或注明来源，作出说明。但笔者在调查中发现，无论是哪一种情况下使用复制件归档，绝大部分的复制件都没有进行标记。这个问题解决不好，势必会给以后的利用工作带来极大隐患。笔者认为，对归档的复制件均应作出标记，同时，还应该在归档文件目录或卷内目录备注栏注明“复制件”或“复印件，重要的凭证性文件还应注明原件保存处。

4.1 复制件归档的一般情况。一是归档的文件材料可以是复制件（原件在其他单位归档）的，将复制件与原件比对，比对后复制件与原件一致的，注明“此件与原件一致”，写明经办人、时间，并在此加盖归档单位鲜章。二是按照规定应该归档原件但原件缺失的（原件其他单位有存档），将复制件与原件比对，比对后复制件与原件一致的，标注“原件缺失，此归档复制件与原件一致”，写明经办人、时间，并在此加盖归档单位鲜章。

4.2 提供材料时就提供复制件，但未注明“此件与原件一致”的。有的依据性材料，比如投标文件、行政审批、行政处罚、会计凭证附件（如合同、协议等）等，原单位在提供材料时就是提供的复制件，按照要求，应注明“此件与原件一致”字样（盖章或手写），写明经办人、时间，并加盖提供材料单位的印章。但很多情况下，这些复制件并未按照规定要求注明“此件与原件一致”并签章。在归档时应当返回材料提供单位完备相关手续（特别是需要永久保管的档案），提供材料单位因撤销、注销等原因，无法完备手续的，由归档单位据实说明情况，加盖归档单位鲜章。

4.3 盖有档案馆等档案收藏单位印记的复制件。有的归档文件材料是由档案馆等档案收藏单位查阅提供的，根据《档案法实施办法》“档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”《人民检察院诉讼档案管理办法》“复制件加盖档案证明专用章后，与档案原件具有同等效力。”和《人民法院诉讼档案管理办法》“经批准复制的材料，由档案工作人员核对无误后，加盖人民法院档案证明专用章，与档案原件具有同等的效力。”等的规定，已经有收藏单位印记的，不再作处理，无需增加新的标记，与原件具有同等效力，加盖归档章即可。

4.4 电子文件纸质打印件。由OA 系统打印归档的纸质文件材料，应按照《机关档案管理规定》中“电子文件需要转换为纸质文件归档的，若电子文件已经具备电子签名、电子印章，且电子印章按照规定转换为印章图形的，纸质文件不需再行实体签名、实体盖章。”的规定执行。具体有以下几种情况：

4.4.1 收文。彩色打印，且打印出来的文件内容、格式与OA 电子文件一致，视为原件归档。发文单位未盖电子印章的，在归档文件目录备注栏注明。黑白打印，且打印出来的文件内容、格式与OA 电子文件一致，应注明“黑白打印机OA 系统直接打印”字样，写明经办人、时间，加盖归档单位鲜章。发文单位未盖电子印章的，在归档文件目录备注栏注明。

4.4.2 对外行文（含便笺）。彩色打印，且打印出来的文件内容、格式与OA 电子文件一致，视为原件归档。电子文件未盖单位电子印章的，在打印的纸质文件落款位置上加盖本单位鲜章。黑白打印，且打印出来的文件内容、格式与OA 电子文件一致，加盖过电子印章的，在黑章旁适当位置加盖本单位鲜章后归档；
没有加盖过电子印章的，在落款位置加盖本单位鲜章后归档。

4.4.3 内部文件。内部文件如内部通知、工作总结、计划、报表、名册等，有的以正式文件或便笺形式内部印发，有的没有印发。以正式文件或便笺形式内部印发的，处理的方法同对外行文。没有以正式文件或便笺形式印发的，无论是彩色打印还是黑白打印，均要加盖本单位鲜章后归档。

4.5 字迹褪变材料复制件归档。对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写及其他易发生褪变的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。目前一般采用静电复印的方式进行复制。为保证复印质量，复印时应慎重选择纸张和复印设备，并且宜采用单面方式复印。这类复印件的凭证作用依赖于原件（整理时与原件作为1 件，原件在前，复制件在后，连续编制页号），归档时无需标记。在借阅利用的过程中再行复制的，加盖档案收藏单位印章标记。

4.6 传真方式签订的合同。以传真方式签订的合同，一般情况下，甲乙双方只有一方加盖鲜章（红章）并有原始签字（如甲方），而乙方的公章和签字则是通过传真或复印的形式体现。

如果由乙方签字盖章后传真或复印至甲方，甲方加盖鲜章后回传给乙方，双方没有加盖鲜章的第二份相同合同的情况下，在甲方档案整理过程中，以甲方加盖的鲜章为准将其认定为原件归档（此材料乙方的签章为传真复制件黑色）。乙方在归档该份合同时，则其签署鲜章的材料应与双方均为传真方式签字盖章的传真件作为一件归档。

4.7 原件批回。在公文处理中，下级给上级的请示、报告，有的没有正式行文批示或批复，而是在请示、报告上直接签署意见（领导意见或单位意见），复印后加盖单位鲜章后发回请示、报告单位。这种情况下，批复单位归档原件，请示、报告单位归档盖有批复单位鲜章的复印件，可不另作标记。而很多情况下，批复单位是盖好鲜章后再复印，将复印件发回请示、报告单位。这样的复印件没有鲜章，在归档时需要与原件比对，一致的，标注“此件与原件一致”，签署经办人和时间，加盖归档单位鲜章。比对不一致的，不得归档。

4.8 历史遗留下来的无文头无签单文件材料。由于历史原因，一些遗留下来的规章制度、规范等未能及时归档整理，但其本身无文头，也没有签字盖章，无法确定其是原件还是复制件。符合以下条件的，可以归档：一是非凭证性材料；
二是文件时隔较长时间；
三是当时文书处理不规范；
四是收集到的此份文件是独一无二的。此类文件材料由于无法比对，归档时不宜标注“此件与原件一致”，也不宜加盖归档单位鲜章，可作出专门说明，说明加盖归档单位鲜章后归入全宗卷。

由于特殊的原因，复制件归档在今后一段时间内，还可能在一定范围内存在。而不加盖任何自证其真实性标记的复制件，在归档后总是难以让档案利用者对其原始凭证性完全认同。对复制件加盖归档单位的标记后，再将其归档的做法，既佐证其复制件的来源真实性，又证实归档单位各项工作的历史记录的真实性，也符合《档案法实施办法》关于“档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力”的规定，不失为目前解决归档复制件效力问题的有效办法。当然，使用作了标记的复制件归档只是权宜之计，归档的文件材料应该是原件，是必须始终坚持的原则。

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