数字改革背景下我省高校档案数字化建设提升研究

丁 婷/浙江商业职业技术学院

习近平总书记在今年4月的中央深改委第二十五次会议强调，要以数字化改革助力政府职能转变，统筹推进各行业各领域政务应用系统集约建设、互联互通、协同联动，发挥数字化的重要支撑作用。自去年全省数字化改革大会以来，我省全面推进数字化改革，从“152”到“1512”再到“1612”，全省数字化改革体系构架持续迭代、不断丰富，越来越聚焦高质量发展、竞争力提升、共富示范和“两个先行”，实现了与中央“五位一体”总体布局的全面对应，与我省经济社会发展实际的高度契合。在此背景下，浙江省各地档案部门迭代升级数字化改革体系，深入推进“浙里数字档案”应用建设和全面贯通，整体提升档案工作数字化改革实战实效，取得了一系列成果，为奋力推动“两个先行”贡献档案力量。

高校档案是高校社会实践活动的参考依据，是文化传承的珍贵见证、高校行政工作的查考凭据，高校档案具有保存高校历史、丰富高校文化等积极的作用。相较于传统的纸质档案，数字化档案的收发更为简捷便利，不仅极大地减少了对人力的需求，而且推动了档案统一管理和信息共享的进程[1]。在我省数字化改革的大潮中，各高校纷纷开展档案数字化建设，也取得了可喜的成绩。如：拥有“省高校示范数字档案馆”的湖州师范学院，在档案服务方面走在同类院校前列，是省内较早推出校友档案“一次不跑”服务的高校。该校在数字档案馆建设方面，坚持“存量数字化，增量电子化”，扩大馆室面积，新增1000m2，根据所需配置软硬件设备，推动数字资源建设重塑升级，畅通数据共享渠道，开通部门在线归档功能，完成档案系统和OA系统的对接。杭州师范大学开发数字档案管理平台，该系统由档案管理、电子文件管理、OCR识别和用户权限管理等模块组成，通过大数据中心的公共接口与OA系统、合同管理系统、教务系统进行数据对接，实现电子文件自动化归档管理，收录、管理、存储、应用的全过程电子化，规范了档案管理，提升了归档效率。浙江工业大学着力推进数字档案馆建设，将130多万页共计430483件纸质档案进行了数字化扫描，并且推出远程查档服务系统，高效便捷的档案服务得到师生、校友的好评。当前，省内各高校积极推动档案数字化建设，但目前还存在着一些问题。本文将通过调研部分省内高校，梳理当前问题，并给出解决问题的思路和对策，以期引起有关单位及高校相关部门的关注，从而促进我省高校档案数字化建设及管理的良性发展。

1.1 数字档案应用场景协同化不够

打造典型场景是“浙里数字档案”应用建设的重要内容，也是“一地创新、全省共享”的核心所在。同理，高校的档案数字化工作也要聚焦共性需求和师生的高频需求，紧扣引领示范、改革突破、集成创新、多跨协同等关键词，使数字档案应用场景实现从基础到高级、从“良品”到“精品”的跃升。全省档案工作数字化改革培训会议指出，还要将档案部门的“单兵作战”转为联合多部门的“协同攻关”，加强跨层级联动、跨部门协同、跨事权集成，推动实现场景应用开发建设集约高效。而从当前来看，我省一些高校档案数字化工作也基本只是高校档案馆（室）一个部门在单打独斗，与校内其他业务部门以及校外属地档案系统协同度不高，导致了该项工作停留在档案的数字化收集阶段，紧扣师生需求打造的数字档案应用场景不多，精品的多跨协同系统性集成平台还很少。

1.2 数字档案开发层级颗粒化不够

档案数字化工作在我国正蓬勃发展，当前虽已实现了纸质档案的远程在线利用，但尚未实现计算机可读、可理解的数据粒度层级的管理与开发。数据粒度反映的是数据的细化和综合程度。在数据仓库中，数据的细化程度越高，粒度越小；
反之，粒度越大。这一困境导致无法满足研究型用户多元全面的利用需求。任越、倪丽娟通过深入调研黑龙江省地市级的档案馆，发现档案信息资源开发利用的过程中尚存在档案机构相关人员数据意识不强、数据关联度不够、数据化处理有待深化等问题[2]。青岛市档案馆副馆长杨来青在实践中得出，要针对档案内容的细粒度进行管理与开发，这将是档案“再信息化”战略的其中一个重要组成[3]。而从当前来看，我省一些高校的档案馆（室）在数据的深度开发方面还不够，甚至有的高校还停留在将纸质档案扫描成电子文件的初级阶段。对标省委数字化改革迭代升级后的“1612”体系，特别是基于以细颗粒度数字档案构建起类似于“档案大脑”式智慧化档案馆建设，我省高校的档案工作数字化改革还有很长的路要走。

1.3 数字档案管理人员专业化不够

数字化时代的四大变化是：与新技术的紧密联合，极为普遍的跨界颠覆，强强联盟的生态网络，顺应用户的需求变革。因此在数字化时代背景下，档案管理对象变为离散的数据，这就要求高校档案管理人员专业度较高，能升级工作逻辑和方法，创新数据保存手段，确保实现档案数据的可理解性。同时，社会对高校档案需求呈现多样化、综合化、个性化和互动化的特点，要求高校档案工作者能以数字技术为驱动力，侧重提供针对性、互动性、主动性的智能化服务和知识服务。而从当前来看，我省一些高校的档案馆（室）编制馆员配备有限，以非专业人员、合同制用工居多，存在缺少档案专业知识背景、信息技术水平不高、业务更新意识较差等问题，难以满足或适应高校数字档案开发管理的要求。专业化人员的缺乏，导致有的高校档案数字化建设难以获得可靠的人才保障。

2.1 在高校数字档案应用场景的智慧协同上下功夫

数字应用场景是指基于对用户数据的挖掘、追踪和分析，在所有由时间、地点、用户和关系构成的特定场景下，连接用户线上和线下行为，理解并判断用户情感、态度和需求，为用户提供实时、定向、创意的信息和内容等服务[4]。在全省档案数字化工作不断深入推进的背景下，为客户“量身”打造一批精品的档案应用场景是满足民之所需的要务。比如，湖州市南浔区档案局研发“浔兰诀”数字档案智慧收集应用，针对性地解决基层档案收集中的“难、烦、慢”问题。“浔兰诀”将档案“三合一”目录作为前置条件，向各科室、各条线定向收集材料，动态收集“账外文件”，同时配备了监管功能，保证及时、完整、准确地收集材料。该应用的功能规范了档案归集的流程，优化了基层档案工作体制机制，被选为“浙里数字档案”的重大应用场景试点[5]。同样的，我省高校的档案馆（室）也应针对传统的档案管理中存在数据库不全、数据共享不足、信息检索准确率不高、出证效率不高等问题，针对学籍、人事、干部等高校常用档案进行智能化数字化整理，开发出解决广大师生、校友“急难愁盼”问题的高质量数字档案应用场景。要实现这一目的，一方面，高校的档案馆（室）在推进档案数字化工作的同时，还要注重使场景应用能和本校现有其他系统及平台做到高度融合；
另一方面，也要注意加强与属地档案系统的交流与沟通，做到跨层级联动、跨部门协同、跨事权集成，并注重从“浙里数字档案”的各重大应用场景中汲取宝贵经验和先进做法，善作善成，使学校的档案数字化工作得到良好借鉴和有力保障。

2.2 在高校数字档案开发层级的细化程度上下功夫

随着时代的进步，广大客户的利用需求精细化和现有数字化档案开发程度的不足愈发明显，促使档案数字化的开发重点开始从横向的范围向纵向的层级转变，这也是数字化改革背景下档案事业发展的新方向。在这一方面，我省各高校的档案馆（室）当前的主要任务是现有档案内容的深层次数据化，将档案内容通过智能化处理分解成计算机熟悉的数据“语言”，将碎片化的数据进行关系重构，最后对数据进行语义加工及可视化展示。其中，开发层级的加深、开发粒度的细化、内容关联的加强，这三个方面需要重点关注。第一，档案数字化带来的最明显的变化是管理对象的转变，数字化处理后的档案管理对象从文件变成了数字信息，这使传统的“案卷式”档案管理模式受到了挑战。第二，档案数字化带来了档案开发层级的递进，从文件细化为内容，再将内容语义化为数据，档案开发的颗粒度越来越高，这让档案价值得到了更大限度的开发。第三，碎片化后的档案数据需要通过语义分析等技术进行归类、合并，这样做的目的在于突出数据间的语义关系，从而优化档案检索结果，挖掘档案之间隐藏的深层联系。档案数字化的意义即在于此，通过海量的数字颗粒实现档案之间跨文件、跨卷宗的内容关联，进而为用户提供更为智能化的检索服务、更为系统全面的档案服务。因此，各高校应进一步增加对各自档案馆（室）的资金投入和技术投入，扎扎实实做好数字档案的更精细化更深层次开发，为今后“档案大脑”式的智慧化档案馆建设打牢基础。

2.3 在高校数字档案专业人员的素质提升上下功夫

提高数字化档案工作人员的信息素养，是数字档案馆（室）建设取得成效的必要保障。一是提升文化素养。数字档案馆（室）工作人员既应具备丰富的档案专业知识，又要熟知数字档案馆工作的相关知识，包括档案学基本理论、数字档案管理基础知识、文件管理知识，尤其是电子文件管理基础操作知识、档案编研理论与方法等。从事信息开发和编研工作的人员还应熟练掌握计算机知识，如计算机技术、计算机软件技术、计算机网络技术、微电子技术、办公自动化（OA）及计算机辅助设计技术（CAD）、档案管理中计算机技术的应用知识、设备维护知识等。除此之外，要具备一定的英语语言基础，从而及时了解国际上最前沿的数字档案馆建设动态，知晓、借鉴和采用国际通用标准与规范。二是提升信息技能。要具备较好地信息处理能力。具体包括信息收集能力、信息开发能力、信息筛选能力和信息加工处理能力。要具备良好的用户分析能力。针对不同类型的用户开展需求分析，有利于增强信息传播的专指度，提高档案信息的利用效率。还要具备计算机技术应用能力。当前，5G、大数据、物联网、人工智能等新技术不断发展，面对数字化、网络化、智慧化的工作环境，不仅要对计算机软硬件等基本知识有所了解，也要在档案工作中熟练应用计算机技术。掌握网络应用技术已成为档案人员必备的能力，同时要从理论与实践上不断提高自身的计算机水平，提高工作效率，提升档案服务能力。

在全省数字化改革大潮下，全省各高校的档案馆（室）应进一步深入学习贯彻习近平总书记关于全面深化改革特别是数字化改革的重要论述精神，学习贯彻好全省数字化改革推进会精神，进一步重视档案数字化工作，加大投入，提升数字校园治理水平，加快打造具有学校特色辨识度的档案工作数字化改革标志性成果，让档案更好地服务师生、服务社会，为我省高质量发展推进共同富裕先行和省域现代化先行贡献高校档案力量。

猜你喜欢档案馆数字化档案管理家纺业亟待数字化赋能纺织科学研究(2021年6期)2021-07-15如何规范档案管理内蒙古教育(2021年18期)2021-02-12云南省档案局办公室关于表彰2018年度《云南档案》优秀通联组及发行先进单位的通报云南档案(2019年8期)2019-12-16高中数学“一对一”数字化学习实践探索福建基础教育研究(2019年1期)2019-09-10高中数学“一对一”数字化学习实践探索福建基础教育研究(2019年1期)2019-05-28档案管理与企业内部控制关系的思考消费导刊(2017年24期)2018-01-31全省部分档案馆新馆掠影浙江档案(2017年10期)2017-03-31数字化制胜中国卫生(2016年2期)2016-11-12when与while档案馆中学生英语·中考指导版(2014年9期)2015-03-30健康档案管理的“云”前景中国卫生(2014年11期)2014-11-12