关于机关社保业务档案管理工作的探索

肖莉岚

摘要：随着社会的进步和发展，人们的生活水平在逐步提高，国家对于社会的保障工作也在日益完善，在完善社保的整个过程中，对于机关社保业务档案的管理工作是整个过程的重中之重，所以有必要做好社保业务档案管理工作。在实际的工作过程中，发现问题，解决问题，提高整体服务水平，以便更好地满足社会的需求。

关键词：机关社保;业务档案;管理工作

引言

国家对加强和完善我国社会保障制度建设提出了新的要求，随着社会保险改革的不断深化，社保工作覆盖面的不断扩大，参保人数及范围的日益增加，参保人员流动性增加等，都使得社保档案管理工作量与日俱增。因此，如何适应形势需要，规范社保档案管理，提升社保档案管理工作水平，是一项必须引起我们重视和认真研究的重大课题。

一、社保业务档案管理开展的意义

（一）文件归档

社会保险业务档案在开展管理的过程中需要经历，归纳、总结、分类等一系列复杂的工作流程。由于社会保险的各个经办机构以及参加保险的职工都通过直接和间接的方式参与到社保档案工作中，归档社保文件能够成为社会保险发展的重要依据。在文件归档中记录参保人员的各项参保情况，包括缴费情况、个人账户情况、缴费明细、特殊工种缴费政策，掌握一手信息资料，对于完善参保人员的切身利益有着深远影响。

（二）缴费统计的依据

推行社会保险业务档案管理，能很好地对缴费人员的业务缴费情况进行统计，可以有效减少管理中出现的各类漏洞，降低徇私枉法的情况，这对带动保险业务的发展有着本质帮助。另外也可以让社会保险业务走入可持续发展到了，在社会保障管理过程中，这些存档的历史记载，对维护社会群众的利益有着重要作用。社会保障业务中开展档案管理，在社会就业和保障体系方面有一席之地，有助于社会的稳定以及和谐，对促进社会保险事业有着深远意义。

二、机关社保业务档案管理工作出现的问题

（一）机关社保业务档案与其他社保档案融入度不够

社会保障档案涉及面极广，由于缺乏专业社会保障档案的管理标准和规范，各社会保险机构的档案管理只有根据自己工作需要和经验，参照其他门类档案管理模式，对所保管的档案进行必要管理。管理方法不统一，致使机关社保业务档案难以与其他社会保障档案融为一体，即使在本系统内部，不同区域间的信息沟通也存在困难。

（二）社保档案管理手段需要提升

在现在信息高速发展的时代，原先的社保档案管理方式已经跟不上现代化的节奏。近几年来，随着人们安全意识的增强，现在社会保险业务量逐年增加，因此，社会保险档案管理工作的压力就越来越大。虽然社保管理机构对社会保险业务档案采用了微机化管理，但是，由于软件、硬件以及人员的问题，微机化管理模式不能够充分的发挥其应有的效果。并且大部分的社会保险机构对档案的管理仍然采用传统的管理模式，这就会使社保档案管理的效率十分低下，以及在保险档案数据统计方面的工作开展也有一定的难度，从而直接影响了社会保险档案管理工作的进行。

（三）管理人员素质需要提升

档案管理具有政策性强、规范性好的特点，由于工作人员的政治素养比较高并且业务能力也很强。很多机关的社保机构都有相关档案人员的配备专业档案管理人员，但是由于基础机关部门编制有限，并且最近几年精简裁员，所以很多工作人员都需要一专多能，身兼数职，因而对于单项工作的投入精力有限。加之，技术人员自身学习能力不够，也没有积极学习的意识，因而在组织培养方面不能做到完善，导致很多技术人员在业务档案管理方面不能适应当前的工作需求。

三、加強机关社保业务档案管理措施

（一）完善社保档案管理相关制度

由于水平存在一定的差距，这就使得社保档案管理标准存在不同，为此，为了更好的推进社保档案管理工作需要完善相关规章制度，以便更好的提升社保档案管理工作的有效性。要能够从国家层面对社保档案管理做好规范性，做好相关制度的建设。在制度建设中要能够结合实际情况做好对档案资料的收集、借阅等，以此更好的推进社保档案工作的科学性和有效性。

（二）加快信息化网络平台的构建

在开发和运用规范性一致的设备业务档案管理软件的过程中，需要了解该软件的特点就是录入相关的存储平台，并且编辑和修改各类平台信息，信息检索便于查找，以及保险征收额度的明细查询。然后要求做好平台内的信息数字化录入工作，根据相关档案馆要求，运用计算机和网络以及专门的应用管理软件，组织相关的参保人员做好各项信息处理工作，通过录入、维护、管理几个步骤，提升服务效率以及服务质量，在推动机关社保业务开展的同时，提倡法制化、规范化和人性化的管理要求。做好开发和利用工作也很有必要，机关社保业务的档案在经办机构中要求做到信息公开化和透明化，通过网络化办公让信息实心最大限度的共享，组织好资源的利用以及开发工作。通过开辟创新精神的推动，带动信息资源的利用以及服务领域推进。

（三）强化员工培训交流，提高人员素质

机关社保业务档案管理工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备计算机实际操作能力。为此，要积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。采取走出去学习、请进来传经的“双向并举”办法，加强与档案行政管理部门的联系，依托专业机构人才优势积极组织培训档案管理人员;加强与上级及兄弟单位的沟通与交流，相互间参观考察，学习先进经验和做法，提高干部职工档案管理意识和管理水平;加强档案管理人员的思想、作风建设，稳定队伍，以保证档案工作的连续性，努力造就一支业务精湛的机关社保业务档案管理队伍。

（四）清理历史遗留问题

在长期的工作过程中一定会存在历史遗留问题，如果不能妥善解决这些问题，将其管理更具科学化和规范性，那么就不能顺利的开展接下来的各项工作，第一要求科学的制定档案管理规范，详细的标明档案管理的范围和保管期限的具体划分情况，并且组织人员做好档案的清理工作。第二要求明确职责分工，归档好年度业务档案管理的归档工作，机关社保业务档案存在动态管理特征，参与保险的人员都隶属于一个单位，因而整理过程中要以人头为基础进行整理。整理依据需要按照《会计档案管理办法》执行，在清理历史积欠的情况下，可以及时整理现有的管理规定，实现档案管理的科学合理性，并且达成档案管理的原则，记录一生，服务一生的科学管理目标。

（五）改善工作条件，规范有序管理

社保档案是不可再生的资源，是孤本性的历史记录。干部职工要不断强化安全防火、防盗、防失意识;安排专门经费，腾出专门场所，购置档案柜、灭火器、空调、除湿器、除尘器、计算机、扫描仪等档案管理专用设备，指定专人开展规范有序的日常化管理和维护，使档案库房的“八防”措施落实到位。

结束语

加强机关社保业务档案管理工作不仅仅是深化社会保险改革的需求，而且还社会保险业务本身的必然需求，但是就目前来看，该项工作还存在着一些不足和问题，因此社保部门就要对症下药，使社保档案管理工作能够顺利的进行。在新时期下，保障社保服务的整体水平，从而保障更好的社会发展。

参考文献

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