新形势下国有企业人事档案管理工作的优化

袁小燕 钱 虹

(宝钢股份武汉钢铁有限公司 湖北 武汉：430080)

人事档案管理是国有企业组织人事工作的重要内容之一。2018年11月，中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》(以下简称《条例》)，新修订的《条例》进一步明确了新时代干部人事档案工作的定位，强调要充分发挥干部人事档案在建设高素质、专业化干部队伍中的重要作用。近年来，随着全面从严治党向更广范围、更深层次推进，人事档案在国有企业的干部选拔任用、考核考察、管理监督、教育培养等工作中发挥着日益重要的作用，是企业全面了解、评价人才的重要依据。同时，随着互联网时代的迅猛发展，信息技术与社会经济发展深度融合，也对新时代的档案工作提出了更高要求，人事档案管理如何充分利用现代化的信息技术手段优化管理模式，提高运行效率，值得我们深入探索。

1.1 对人事档案管理工作的重要性认识不够

当前，一些基层单位和基层单位的档案管理人员对于人事档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，觉得档案工作“无关紧要”，对档案工作重视不够、管理不严，基础工作能拖则拖，或是简单应付检查、流于形式。有的单位档案设施严重落后，档案室、档案柜不符合基本的存放标准，档案保存状况堪忧；
有的单位基础管理混乱，档案存放、查阅缺乏规范的流程管理；
有的单位档案管理人员和资金投入严重不足，档案长期缺少维护。这些情况都使得人事档案难以在国有企业组织人事工作中发挥应有的作用。近年来，个别单位甚至出现了人事档案涂改造假、档案遗失、无头档案等严重问题，究其原因，大多是相关人员对人事档案管理工作的严肃性、重要性认识不足，疏于管理，极大地损害了人事档案的权威性和公信力。

1.2 人事档案管理工作的专业性不足

人事档案管理工作是一项集专业性、知识性、实操性于一体的工作，相关人员必须具备较强的业务水平和丰富的工作经验。然而，现实中档案管理人员往往“身兼数职”，难以沉下心来系统学习和训练人事档案理论知识和实操技巧，也没有足够的时间和精力用于档案管理、整理工作。还有一些档案管理人员感觉这一工作没有前途，不受重视，缺乏主观能动性，其思想状态和专业水平都不能适应人事档案管理工作的需要。

1.3 相关材料收集不及时、入档不规范

档案材料的收集归档、分类整理和日常维护，是人事档案管理工作的核心内容。档案材料的真实性和完整性直接决定了人事档案的有效性。但是，人事档案材料的生成部门众多，生成时间分散，许多单位的组织人事部门与其他部门未能形成有效的沟通互动，导致入档材料收集不及时、不完整，存在遗漏，还有的入档材料不够规范，如缺少公章、日期等，或是将不应归档的材料放入档案，以上种种，都会造成人事档案信息不完整、不准确，影响人事档案管理工作的正常开展。在干部人事档案专项审核工作中，就暴露出大量材料未及时入档，如学历学位、职称、奖惩材料、工作经历材料等，导致员工相应的学习经历、职业资质、工作成果无法认定，甚至有部分档案存在前后不一致的情况，档案信息难以及时为选人用人工作提供有力支撑。

1.4 人事档案管理技术不适应时代发展需求

随着时代的发展，单纯的纸质档案管理模式已经难以适应信息化的时代趋势。新修订的《条例》中，就明确增加了档案信息化建设和信息资源开发的要求。一直以来，人事档案管理人员往往需要花费大量的时间精力用于入档材料的收集整理，特别是材料的拆、装、订等重复性工作，不仅琐碎辛苦，也十分枯燥乏味，还容易出现错误和疏漏。同时，档案内在信息未能得到有效的开发、分析和利用。结合当前“互联网+”的时代背景，运用大数据技术、云计算技术，建立人事档案数据库，已经成为人事档案发展的潮流。近几年，退休人员档案社会化、信息化工作开展得如火如荼，值得国有企业组织人事部门学习借鉴。

2.1 规范和完善人事档案管理制度

首先，要自上而下提高对人事档案管理工作重要性的认识，加强对人事档案管理工作的领导，进一步完善相关管理制度，明确组织机构、分管领导、权责分工。特别是要加强对《条例》的学习，深刻把握《条例》的精神和要求，深刻领会人事档案是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，要突出全面从严要求，注重效用发挥，为国有企业人才工作奠定坚实基础。其次就是要严格抓好制度的执行和落实。制度建设是治本之策，制度执行则是关键所在。要关注人事档案管理的每一个环节，从材料的收集、归档、整理到查阅、调动程序，都要从严管理，及时研究解决人事档案管理工作中存在的问题和困难，确保规范运行。值得注意的是，组织人事工作的规范性很大程度影响着人事档案管理工作的规范性。在日常干部工作和人事管理中，对材料和流程进行严格把关，确保程序合规、内容清晰，就能极大地提高入档材料的质量，为人事档案的管理和使用奠定良好基础。

2.2 夯实人事档案管理根基

基础不牢，地动山摇。针对人事档案管理和专审工作中凸显的各种问题，必须全面加强人事档案管理的基础工作。一是要加大档案基础设施建设，严格按照《档案法》及《条例》要求，配备符合标准的库房、档案柜及其他配套工具和设施，从硬件上确保档案的长期安全妥善保存。二是要统筹协调，完善人事档案材料收集机制。可以探索建立人事档案联席会议制度，定期召开会议，列出清单，明确材料要求，督促各相关部门及时将应入档材料整理交给人事档案管理部门。人事档案管理部门则要严格把关，将不符合要求的材料退回整改，不应入档的材料予以剔除。三是要及时整理、动态维护。要按照人事档案工作流程，及时将材料装入人事档案，并进行相应的分类、装订处理，避免材料长时间积压，堆积混乱。要严格执行档案相关信息的登记录入，方便后续查阅、使用工作的开展。

2.3 加强人事档案管理人才队伍建设

一是要优选拔，在选拔人事档案管理人员时，要注意挑选政治素质过硬、业务能力较强的人员。同时，要注意该岗位的稳定性，一般不宜频繁调整。二是要强培训，通过针对性地开展业务知识、技能培训，全面提高人事档案管理人员的素质和能力。三是要拓通道，打通内部人才成长通道，为档案管理人员提供明确的职业发展路径，加强激励力度。同时人事档案管理人员自身也要积极转变观念，树立正确的职业认知，以专注、专业、专心的态度，让自己成长为这一领域的专家人才。

2.4 全力推进人事档案管理信息化建设，建设人事档案管理智慧系统

人事档案信息化建设能在很大程度上突破纸质档案不易保管、不便查阅、容易涂改等缺点，摆脱空间、场地的限制，为系统开发和利用档案信息提供极大的便捷。结合当前部分单位基础薄弱的现状，可分三个阶段分步推进安全可控、便捷高效、资源共享的人事档案管理智慧系统建设。

(1)阶段一：实现人事档案电子化。

通过基础性扫描工作，将纸质人事档案转化为电子图像档案，实现人事档案全部电子化，完成基础数据分类储存。

(2)阶段二：引入RFID(无线射频识别标签)电子标签等技术，推进智慧人事档案库房建设，实现以下几个方面的功能。

1)识别、存储、查找、盘点功能，提高工作效率、降低出错率。在日常人事档案盘点、出入库、借阅管理等工作中，可以通过扫描直接定位档案和读取档案信息，从而缩减人工盘点、查找时间，提升档案室管理效率。

2)RFID安全系统功能，提供安全可靠的保存环境。设置RFID非法出库检测门，实时监测和记录档案出入库情况，联动报警系统，达到对人事档案的安全控制。

3)智能更新功能，提高信息记录准确性和信息流转速度。通过用设备扫描RFID标签，实现智能核对、更新档案基本信息和存放记录信息。如在人员调动、划转、解除合同等工作中，及时处理归档材料，直接更新电子标签信息，节省传统档案管理归档、转柜、手工顺架等工作时间。

(3)阶段三：构建人事档案管理系统，优化人事档案利用和服务流程。

1)电子档案管理与处理功能。实现电子档案排序、归类、形成目录和格式转换等管理功能，并能自动形成水印、打印、加盖电子印章。

2)海量检索功能。实现档案系统中的模糊检索、精确检索等功能，可用于选拔任用、后备人才储备等工作，实现人事档案的最大化利用。

3)将电子档案中的关键内容转化为可用数据，如员工个人基本信息、学习经历、工作经历、奖惩信息、入党信息等，从电子档案的图片格式转化为可用的数据信息。对接人力资源系统，将相关数据比对分析，作为干部任用、选拨后备人才、纪委调查等常规工作的基础数据。针对全国人事档案专项审核等专项工作，从系统中导出数据，可以大大减轻档案专审人工登记工作量，并将审核认定的准确信息及时反馈回人力资源系统，补充系统数据缺失、纠正人力系统错误信息。

4)建立网站+移动服务通道。快速响应移交接收、归档、借阅、审阅的需求，更好地为基层单位和公证处、公安等政府机构服务。支持在线申请、在线审批、在线借阅、授权下载和打印等操作，实现在线服务。同时，记录电子档案使用与利用情况。

5)在线+离线批量接收与处理功能。在企业发生机构变革、调整时，适用于大规模人员调整或机构批量划转等情况，可批量转出、接收相应的电子人事档案和档案材料，实现与企业内部人力资源系统或外部档案管理系统的无缝对接。

6)报表制作功能。提供报表制作工具，支持自定义统计报表。

该系统的建设运行，能在极大程度上改善纸质人事档案管理中人工作业多、安全性不够、信息流转慢、利用效率低等问题，从而推动人力资源管理的服务升级和流程优化，进一步突出国有企业人力资源管理的特色和优势。

做好新形势下国有企业人事档案工作，对于企业的长远发展有着举足轻重的作用。人事档案管理部门要与时俱进，优化管理，积极推动人事档案管理工作科学化、制度化、规范化，为国有企业的人才培养选拔工作提供有力支撑。

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